Как перейти на ЭДО: основные моменты

Ваш бизнес относится к той сфере, где электронный документооборот стал обязательным? Или вы хотите попробовать ЭДО для упрощения и ускорения процессов в компании, но не знаете с чего начать?

В статье мы расскажем, что такое электронный документооборот, как на него перейти, что учитывать при переходе. А также расскажем про сервис «Доки», с помощью которого переход на ЭДО станет быстрым и безболезненным.

Что такое ЭДО и зачем он нужен

ЭДО – электронный обмен документами внутри компании, с контрагентами и контролирующими организациями через оператора ЭДО. Работать можно только с аккредитованными операторами, которые включены в реестр ФНС.

Вместо бумажного носителя компании используют электронный файл (документ), заверенный электронной подписью. Одна организация отправляет файл другой, оператор ЭДО проверяет легитимность электронной подписи (ЭП) и соответствие документа требованиям законодательства. При этом весь процесс передачи занимает несколько секунд. Получатель документа также при необходимости подписывает документ своей ЭП.

Переход на ЭДО в первую очередь нужен компаниям, для которых работа с электронными документами стала обязательной. К ним относятся: 

• компании, чьи товары подлежат обязательной маркировке. В систему «Честный Знак» вся информация о движении товаров передается в электронном виде.
• компании, чьи товары подлежат прослеживаемости. Документы направляют в национальную систему прослеживаемости через ЭДО.
• С 1 января 2023 года передавать документы через операторов ЭДО обязаны бюджетные организации.
• С 1 декабря 2023 года заведения общественного питания (постановлению Правительства № 477), сельскохозяйственные производственные кооперативы и фермерские хозяйства.

Подробнее о сервисе ЭДО

Для тех, кому ЭДО пока необязателен, предлагаем оценить ряд его преимуществ:

Автоматизация бизнес-процессов. Электронный обмен документами упрощает и ускоряет передачу данных как между контрагентами, так и внутри компании. Что освобождает большое количество времени и трудовых ресурсов.

Уменьшение расходов. Перейдя на цифровую передачу данных, вы будете значительно меньше платить за печать, доставку и хранение бумажных документов.

Доступ к документам в любое время. 

Оптимизация взаимодействия с государственными органами. Сейчас большинство государственных учреждений принимают и даже отдают приоритет отчетности в электронном виде.

Участие в государственных тендерах. Компании, в которых подключено ЭДО, имеют больше шансов и возможностей принять участие в госзакупках. 

В России разработана «Концепция электронного документооборота в хозяйственной деятельности», главная цель которой – упростить взаимодействие бизнеса с государством и контрагентами. Согласно концепции, ЭДО станет неотъемлемой частью работы всех российских компаний.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот в компаниях обычно происходит поэтапно.

Шаг 1. Внести изменения в учетную политику компании. В этом документе нужно прописать возможность применения в организации электронного документооборота.

Шаг 2. Определить, кто в компании сможет работать с электронными документами: редактировать, согласовывать с электронной подписью или без и т.д.

Шаг 3. Выбрать оператора ЭДО. Список всех аккредитованных операторов опубликован на сайте ФНС. Выберите из списка тех, с кем работают ваши контрагенты. Почитайте отзывы и проверьте поддерживает ли оператор роуминг.

Шаг 4. Получить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Электронная подпись нужна для того, чтобы электронные документы имели юридическую значимость. Существует несколько видов ЭП:

• простая электронная подпись – подходит для внутреннего документооборота в компании. Ей подписывают файлы, не выходящие за рамки правового поля, указанные в ст.9 63-ФЗ. Она подтверждает, что документ подписан конкретным человеком, но не гарантирует его неизменность после этого.
• усиленная неквалифицированная подпись – аналог собственноручной подписи и имеет такую же юридическую силу. Применяется только с дополнительным соглашением сторон о ее использовании.
• усиленная квалифицированная подпись – аналог собственноручной подписи. Ей можно подписывать любые документы без соглашения сторон. Она подходит для работы с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы.

НЭП и КЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре.

Шаг 5. Финальный шаг в переходе на ЭДО – это выбор способа работы: через какой сервис или программный модуль 1С.

Как подключить контрагентов

Для взаимодействия с контрагентами все участники должны быть подключены к системе электронного документооборота (СЭД). СЭД у участников могут быть разными, главное, чтобы оператор поддерживал роуминг.

Если с контрагентом вы подключены к одной системе, то достаточно отправить ему приглашение в этой системе, а контрагенту его принять. Если системы разные, то проверьте, если у контрагента роуминг, и предложите подключиться через него.

Можно также договориться о прямом обмене документами, заключив договор с контрагентами. В этом случае оператор ЭДО не нужен. Но по закону, обмениваться счет-фактурами таким способом нельзя – только через оператора.

По этой причине лучше подключаться через оператора. Все операторы оказывают техническую и консультативную поддержку пользователей и помогают в настройке электронного-документооборота внутри компании и с внешними партнерами.

Подключение к ЭДО с помощью сервиса «Доки»

Сервис «Доки» автоматизирует электронный документооборот, обеспечивает быструю и безопасную обработку документов, интегрируется с системами 1С для управления документами и обеспечивает сохранность данных через надежное облачное хранение.

Подробнее о сервисе

Сервис доступен в двух интерфейсах: в 1С и веб-версия. Регистрироваться можно в любом – доступ появится в обоих вариантах с одинаковыми регистрационными данными. 

После подключения к сервису отправляйте приглашение контрагентам или делитесь ID ЭДО.

Сейчас можно подключить «Доки» на три месяца бесплатно и опробовать его в работе.

Возможности сервиса в 1С

• Отправка документов из 1С по ЭДО всего одним кликом. Интеграция возможности отправки через ЭДО непрерывно встроена в документы программы 1С
• Быстрая обработка входящих электронных документов. 
• Широкая функциональность сервиса в 1С. Сервис включает управление сертификатами, сотрудниками и разнообразными настройками
• Бесплатная возможность интеграции. Нет необходимости оплачивать интеграционные модули ЭДО для программы 1С

Возможности веб-версии

• Работа с документами из любой точки мира. Подписывайте документы без доступа к рабочему компьютеру с 1С: из дома, отпуска или командировки.
• Используйте любое устройство: компьютер, планшет или смартфон. Веб-версия доступна на любом устройстве.
• Мгновенное обновление. Полная синхронизация между интерфейсами сервиса в 1С и веб-кабинете гарантирует мгновенное обновление документов 
• Подписывайте документы без ЭЦП в 1С. Документы, созданные в 1С, могут быть отправлены на подпись руководителю, и директор сможет подписать их в веб-кабинете.

Попробовать бесплатно Доки